Deel 1: Robotic Process Automation
RPA bespaart miljoenen, geeft medewerkers nieuwe kansen en is foutloos en razendsnel. Het werpt in de financiële sector zijn meeste vruchten af en wordt veelal ingezet om repetitieve handelingen met een enkelvoudige uitkomst te automatiseren. Deze vorm van automatisering kent vele voordelen, maar het wordt nog beperkt toegepast in de praktijk. Wil je weten hoe dit komt, lees dan het gehele artikel.
Implementatie RPA bij bedrijven
De naam Robotic Process Automation doet al snel denken aan een daadwerkelijke robot. Het is dus wellicht een verassing dat het slechts software betreft. De term Robotic slaat op het feit dat het een programma is dat foutloos opereert, zoals een robot.
Bedrijven die ervoor kiezen het proces van automatiseren niet te implementeren weten vaak niet goed genoeg wat de toegevoegde waarde is. Het heeft daarom vaak geen prioriteit. Ook komt het frequent voor dat bedrijven het lastig vinden snel te schakelen op veranderingen in de markt. Dit is zonde aangezien RPA juist een middel is waarmee snel en aantoonbaar resultaat gerealiseerd kan worden.
Automatisering brengt veranderingen met zich mee en dit kan afschrikkend werken. Er wordt vaak gedacht dat huidige systemen en applicaties kunnen botsen met de nieuwe systemen die automatisering met zich meebrengt. Tegenwoordig is het echter zo dat de software zo ver ontwikkeld is dat vrijwel alle systemen en applicaties langs elkaar kunnen samenwerken. Ook het personeel kijkt naar veranderingen die impact hebben op hun toekomst. RPA-robots nemen namelijk menselijke handelen over. Dit kán ervoor zorgen dat werknemers onzeker worden over hun toekomst binnen de organisatie “Welk werk blijft over voor mij?”. Je kan dit onzekere gevoel echter verhelpen en er uiteindelijk zelfs winst uit halen. De crux hierbij is dat de organisatie transparant haar intenties met RPA communiceert en ze betrekt bij de implementatie ervan. Immers, het is een groeiproces en onderweg ontstaan ook nieuwe taken en rollen die je in eerste instantie niet ziet. Sla je dit communicatieproces over, dan is de kans groot dat het draagvlak ontbreekt en is een RPA-project vaak gedoemd te mislukken.
Taken RPA-robot
RPA is ontwikkeld met de functie om menselijke handelen te kopiëren. Het is geavanceerde software die andere software ondersteunt of bedient. Al klinkt het redelijk complex, dit is het vaak niet. Een RPA-robot kan het beste worden ingezet voor routinematige processen. Het gaat hier over de vervelende, saaie en arbeidsintensieve taken. Denk hierbij aan facturen die handmatig ingevoerd worden of het overtypen van documenten. Voorbeelden van processen waar RPA haar meerwaarde bewijst:
- Data overzetten: RPA kan data inlezen, controleren en automatisch naar het doelsysteem overzetten.
- Onboarding: processen die voorkomen bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker zijn perfect voor RPA. De software is in staat alles te verwerken en toe te voegen aan de juiste systemen.
- Rapportage: de software is in staat om automatisch alle benodigde gegevens te verzamelen en deze op te bouwen tot een rapportage. Zelfs de verzending hoort hierbij.
De enige essentiële voorwaarde bij RPA die de techniek vlekkeloos laat lopen is dat het alleen werkt bij processen met zwart wit als-dan regels. Dit houdt in dat het proces altijd dezelfde stappen doorloopt. RPA-software is namelijk anders dan Artificial Intelligence (AI), RPA is niet zelfdenkend. Hoe complex de beslisboom ook is, ze volgt alleen de stappen (als, dan) waarvoor ze geprogrammeerd zijn.
In deel 2 worden de voordelen van RPA nader uitgelegd én wordt de combinatie RPA en Lean aan het licht gebracht. Ook benieuwd? Houd de Staan Academy nieuwsbrief in de gaten!
